Tietosuojalaki (1050/2018) 4 § ja 29 §
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Laatimispäivä 13.08.2025
Rekisterinpitäjä
Ahjolan Setlementti ry
Ahjolankatu 3, 33250 Tampere
Puh. 044 553 8400; Sp: toimisto@ahjola.fi
Yhteyshenkilö
Piia Lyimo
Puh. 044 553 8436; Sp: piia.lyimo@ahjola.fi
Rekisteröidyt ja tietolähteet
Rekisteröidyllä henkilöllä tarkoitetaan henkilöä, jonka henkilötietoja on tallennettu Tyttöjen Tuvan, Poikien Tuvan ja/tai Isosisarustoiminnan asiakasrekisteriin.
Tietolähteillä tarkoitetaan sitä tahoa, joka on luovuttanut henkilötiedot toiminnalle. Tietolähteitä ovat rekisteröity henkilö itse, alaikäisen rekisteröidyn henkilön huoltaja, rekisteröidyn henkilön tai tämän huoltajan suostumuksen saanut ammattilainen tai läheinen henkilö/perheenjäsen.
Henkilötiedot, joita tässä tietosuojaselosteessa käsitellään ovat tietolähteiltä peräisin olevia suullisia (keskustelut, puhelut), kirjallisia (lomakkeet, viestit) tai toiminnan työntekijöiden havaitsemia (kohderyhmään kuuluminen) tietoja.
Henkilötietojen kerääminen ja käsittely
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn tarkoituksena ovat yhteydenpito, asiakassuhteiden ylläpito, vapaaehtoisten tukeminen tehtävissään sekä asiakasviestintä.
Tyttöjen Tupa, Poikien Tupa ja Isosisarustoiminta keräävät ja käsittelevät seuraavia henkilötietoja: etu- ja sukunimi, syntymävuosi, sukupuoli, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asuinkaupunginosa ja postinumero, toiminta, johon henkilö osallistuu ja käyntikerrat, sekä arvio toiminnan kohderyhmään kuulumisesta (kyllä, ei, eos).
Toiminnassa kerätään ja käsitellään myös sellaisia henkilön tai alaikäisen henkilön huoltajan suostumuksella annettuja lisätietoja rekisteröidystä henkilöstä, joiden käsittely edesauttaa asiakassuhteen ylläpitoa, tai henkilön turvallisuutta ja hyvinvointia toiminnassa (esimerkiksi tieto lapsen uimataidosta uintiretkeä varten tai allergiat). Isosisarustoiminnassa vapaaehtoiselta kerätään seuraavia lisätietoja: kuvaus elämäntilanteesta, vapaa-ajasta ja kiinnostuksen kohteista, itselle tärkeistä asioista, toiveista sekä itsearvio siitä, miten pitkäksi aikaa henkilö on valmis sitoutumaan toimintaan. Aikuiskaverin haluavilta lapsilta kerätään seuraavia tietoja: kuvaus lapsesta, perheestä tai perhetilanteesta, harrastuksista ja mielenkiinnon kohteista sekä toiveet siitä, mitä lapsi toivoo toiminnasta ja millaisen aikuiskaverin hän haluaisi.
Mikäli rekisteröity henkilö on alaikäinen, kerätään hänen tietojensa yhteyteen huoltajan tiedot. Henkilötunnus kerätään vain, mikäli se on välttämätöntä (työsopimukset ja -todistukset, rikosrekisteriotteen hakeminen toiminnan vapaaehtoiselle). Vapaaehtoisilta kerättyjä henkilötunnuksia ei tallenneta toiminnan rekisteriin.
Henkilötietojen keräämisen oikeusperusteena on rekisteröidyn henkilön tai alaikäisen rekisteröidyn henkilön huoltajan suostumus. Perusteena henkilötunnuksen keräämiselle ja käsittelylle ovat rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen, laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä 148/2014 sekä suostumus.
Henkilötietoja käsitellään vain niiltä osin kuin se on tarpeellista, rekisteröidyn henkilön edun mukaista ja oikeudellisesti perusteltua tavoiteltuun päämäärään nähden.
Henkilötietoja käsittelevät Tyttöjen Tuvan, Poikien Tuvan ja Isosisarustoiminnan työntekijät. Henkilötietoja voivat käsitellä myös yksikössä toimivat vaitiolovelvolliset harjoittelijat, mikäli niiden käsittely on perusteltua ja rekisteröidyn henkilön edun mukaista. Henkilötietoja voidaan käsitellä tai jakaa toiminnan ulkopuolisille tahoille vain erillisellä sopimuksella ja rekisteröidyn henkilön tai alaikäisen rekisteröidyn henkilön huoltajan suostumuksella, ellei kyseessä ole lakisääteinen ilmoitusvelvollisuus. Henkilötietoja ei luovuteta ulkomaille.
Henkilötietojen säilyttäminen ja poistaminen
Henkilötietoja säilytetään sekä fyysisinä kappaleina että sähköisesti. Henkilötietoja sisältäviä fyysisiä dokumentteja, kuten tulostettuja tai käsin täytettyjä ilmoittautumislomakkeita, säilytetään lukollisessa arkistokaapissa. Sähköisessä muodossa säilytetyt henkilötiedot ovat salasanasuojattu asianmukaisesti, ja laitteiden sekä pilvipalveluiden käyttöoikeudet on rajattu toiminnan työntekijöihin. Käytössä olevien laitteiden tietoturvasta ja päivityksistä huolehditaan.
Toimintaan rekisteröityjen alaikäisten henkilöiden tietoja säilytetään täysi-ikäisyyteen saakka tai siihen asti, kun henkilö tai tämän huoltaja ilmoittaa henkilön lopettaneen toiminnassa. Toiminnassa mukana olevien täysi-ikäisten vapaaehtoisten tietoja säilytetään siihen asti, kunnes he ilmoittavat lopettavansa toiminnassa, tai on muuten mahdollista vahvasti tulkita, ettei henkilön tietojen säilytys ole tarpeellista.
Rekrytointiprosessissa kerättyjä henkilötietoja säilötään vain niin kauan, kuin se on prosessin kannalta välttämätöntä.
Rekisteröidyn henkilön oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
– oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
– oikeus tietojen oikaisemiseen tai puutteellisen tiedon täydentämiseen
– oikeus vastustaa käsittelyä tai rajoittaa sitä (voit esimerkiksi kieltää markkinoinnin)
– oikeus peruuttaa suostumus
– oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Huomioithan, että sinulla on oikeus estää henkilötietojesi tai alaikäisen lapsesi henkilötietojen käsittely vain, mikäli meillä ei ole lakisääteisiä velvoitteita jatkaa henkilötietojen käsittelyä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tietosuojaselosteessa ilmoitetulle yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilö tai rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Pyynnön esittäjälle vastataan EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojaan ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.