Päivitetty 10.9.2024
1. Rekisterinpitäjä
Ahjolan Setlementti ry / Ahjolan kansalaisopisto
Ahjolankatu 3, 33250 Tampere
Puh. 044 553 8400
Sp: toimisto@ahjola.fi
2. Rekisterin yhteyshenkilöt
Rekisterin vastuuhenkilö
Annika Sykkö
044 553 8433
annika.sykko@ahjola.fi
Rekisterin yhteyshenkilö
Tommi Takku
044 553 8471
tommi.takku@ahjola.fi
3. Rekisterin nimi
Kansalaisopiston henkilötietokanta (HelleWi)
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan
kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka
rekisteröidään järjestelmään.
Rekisterissä olevat opettajia tai muita työntekijöitä koskevat tiedot ovat viranomaiselle
välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palvelussuhdeasioiden hoitamista
varten.
Rekisterissä olevat kurssien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta
osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat
oikein.
Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan
kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa
työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.
Lisäksi henkilörekisteriin kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta
tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon
edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
– Sukunimi ja kutsumanimi (pakollinen)
– Henkilötunnus opettajille (pakollinen)
– Henkilötunnus kurssin tai kerhon osallistujalle (pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta
varten)
– Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus (pakollinen)
– Osoite / alaikäisen huoltajan osoite (pakollinen)
– Puhelinnumero (pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten)
– Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.
Kansalaisopisto kerää lisäksi OPH:n tilastointia varten seuraavat tiedot:
– Sukupuoli
– Koulutustausta
– Rekisteröidyn pääasiallinen toiminta
– Äidinkieli
– Ikä
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Kurssien osallistujien ilmoittautumisen yhteydessä antamat tiedot.
Opettajien ja muiden työntekijöiden rekrytoinnin yhteydessä ilmoittamat tiedot.
7. Tietojen säännönmukainen luovutus ja siirto
Rekisterinpitäjä ei luovuta asiakkaiden henkilötietoja ulkopuolisille eikä luovuta tai käytä tietoja
markkinointia tai muuta tarkoitusta varten ilman rekisteröidyn suostumusta.
Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojaus
Rekisteri säilytetään Wildfrost Oy:n ylläpitämässä HelleWi -tietokannassa, joka on suojattu
palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä. Tietojen käsittely on suojattu
käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
9. Rekisteröidyn oikeudet
a) Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja tarkastaa ne (EU 2016/679 artikla 15).
b) Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan asetusta (EU 2016/679 artikla 77).
c) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta
(EU 2016/679 artikla 16).
d) Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot.
Oikeutta poistaa tiedot ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä (EU 2016/679 artikla 17).
e) Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa järjestelmästä toiseen, edellyttäen, että käsittely
perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja että se tehdään automaattisesti. Rekisteröidyllä on
myös oikeus saada siirrettyä tietonsa suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti
mahdollista. Oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen ei sovelleta lakisääteisissä rekistereissä (EU
2016/679 artikla 20).
Tarkastus-, korjaus-, poisto- sekä siirtopyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterin yhteyshenkilölle.