5.1 Sähköinen päiväkirja ja Hellewi
5.2 Tietosuoja
5.3 Kurssin peruuntuminen ja aikataulumuutokset
5.4 Kurssipalaute
5.5 Näyttelyt, konsertit ja esitykset
5.1 Sähköinen päiväkirja ja Hellewi
Päiväkirja on ainoa virallinen asiakirja opettajan pitämistä tunneista ja opiskelijoiden läsnäolosta. Päiväkirjan tiedot ovat valtionavun myöntämisen ja opiskelijoiden opiskelutodistusten perusteena. Päiväkirja on myös todistus siitä, että opettaja on hoitanut työsopimuksen mukaisen velvoitteensa. Sähköisen päiväkirjan ajantasainen täyttäminen on palkanmaksun edellytys.
Ahjolassa käytetään vain sähköistä päiväkirjaa. Päiväkirjat löytyvät Hellewistä kunkin kurssin etusivulla olevasta linkistä. Merkitse päiväkirjaan huolellisesti opiskelijoiden läsnäolot ja tuntien sisältö joko päiväkohtaisesti tai yhteenvetotietoihin. Opettajan suorittama nimenhuuto on suositeltavin tapa läsnäolon tarkistamiseksi. Päiväkirjan tietojen pitää olla reaaliajassa, koska se on opettajaien ja hallinnon yhteinen työväline. Läsnäolomerkinnät tulee tehdä Hellewiin jokaisella kokoontumiskerralla tai heti sen jälkeen. Jos kaipaat apua sähköisen päiväkirjan käyttöön, ota yhteys it-tuki.opettajat(at)ahjola.fi.
Erityisryhmien opettaja: Toimita kauden alussa toimistolle kurssisi ilmoittautumislista, johon kirjaat opiskelijoiden nimen ja syntymäajan (pp.kk.vvvv). Mikäli näiden kaikkien tietojen kerääminen ei ole mahdollista, pelkät etunimet riittävät. Nimilistan palautus on ehdoton, jotta voit käyttää sähköistä päiväkirjaa.
Hellewistä pystyt seuraamaan ajankohtaista ilmoittautumistilannetta kursseillasi. Sieltä voit lähettää tarvittaessa viestejä kurssilaisillesi. Muista lisätä viestin loppuun oma nimesi ja tarvittaessa yhteystiedot. Jos kurssilla on tilaa ja paikalle tullut opiskelija haluaa ilmoittautua, pyydä opiskelijaa ottamaan yhteyttä toimistoon. Jos kurssin osallistujien maksimimäärä ylittyy, jaetaan varapaikat Ahjolan toimistosta ilmoittautumisjärjestyksen mukaan. Ilmoita Ahjolan toimistoon (toimisto(a)ahjola.fi) toisen kokoontumiskerran jälkeen, jos opiskelijat ovat vaihtaneet ryhmää opettamiesi kurssien välillä. Ilmoita toimistolle vaihtaneiden opiskelijoiden nimet. Myös muissa opiskelijarekisterin ajantasaisuuteen liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä toimistoon.
5.2 Tietosuoja
GDPR-asetuksen mukaisesti Ahjolan henkilörekistereistä on laadittu asianmukainen tietosuojaseloste. Säilytä opiskelijoiden henkilötietoja sisältävät dokumentit huolellisesti ja niin, ettei kukaan ulkopuolinen pääse tietoja näkemään. Opettajien yhteystietoja ei anneta opiskelijoille toimistosta (Laki yksityisyyden suojasta työelämässä 477/2001). Voit halutessasi itse antaa yhteystietosi opiskelijoille. Henkilötietoja sisältävistä työasioista ei tule keskustella Ahjolan ulkopuolella taiulkopuolisten kanssa. Hellewissä olevia asiakas- ja opettajatietoja ei saa luovuttaa Ahjolan ulkopuolisille henkilöille. Tietoturva on kaikkien yhteinen asia! Jos huomaat tietoturvaan liittyviä epäkohtia Ahjolan organisaatiossa, ota asia puheeksi lähijohtajasi kanssa.
Ohjeita tietoturvalliseen toimintaan:
• Lukitse tietokoneesi (Ctrl + Alt + Delete > Lukitse), kun poistut sen luota.
• Huolehdi, että myös puhelimessasi on päällä automaattinen lukitus ja suojakoodikysely.
• Käytä tietokoneessa ja sisäänkirjautumista vaativissa sovelluksissa (esim. Hellewi) vahvoja salasanoja (vähintään kaksitoista merkkiä, sisältäen isoja ja pieniä kirjaimia, erikoismerkkejä, ja numeroita). Älä käytä samaa salasanaa eri sovelluksissa. Vaihda salasanat riittävän usein ja heti, jos epäilet niiden paljastuneen.
• Tietojenkalasteluyritykset sähköpostitse ja tekstiviestitse ovat yleistyneet. Suhtaudu kriittisesti tuntemattomalta lähettäjältä tulleeseen viestiin. Epäilyttäviltä vaikuttavia linkkejä ei tule avata.
5.3 Kurssin peruuntuminen ja aikataulumuutokset
Kurssin vähimmäisopiskelijamäärä on ilmoitettu päiväkirjassa. Kurssi toteutuu, mikäli ilmoittautuneita on vähimmäismäärä kolme arkipäivää ennen kurssin alkamisajankohtaa. Kurssin peruuntuessa toimistolta lähetetään tekstiviestillä ilmoitus opiskelijoille ja heille pyritään tarjoamaan muita kursseja. Opiskelijamäärältään alle minimin olevia kursseja ei käynnistetä. Erityisryhmissä tulee ilmoittaa koulutuspäällikölle, mikäli kurssilla on alle 4 henkilöä.
Aikataulumuutoksia tulee välttää, koska opiskelijat ovat varanneet tietyn ajan ja viikonpäivän opiskeluunsa. Muutoksia opetusaikatauluun ja sijaisjärjestelyjä tehdään vain koulutuspäällikön luvalla. Koulutuspäälliköt hoitavat muutokset Hellewin kokoontumiskertoihin, sillä kurssin aikataulu näkyy verkossa myös asiakkaille. Tuntien korvaamisesta sovitaan aina koulutuspäällikön kanssa.
5.4 Kurssipalaute
Kurssipalautetta kerätään kaikilta kursseilta. Palautelomakkeet lähtevät automaattisesti Hellewin kautta kurssin päättymispäivänä opiskelijoiden sähköpostiin. Opettaja voi katsoa omia kurssipalautteitaan Hellewistä selaimen kautta. Erityisryhmien kursseilta kerätään aika ajoin ryhmäkohtainen palaute. Saat palautelomakkeen sekä ohjeet palautteen keruuseen Ahjolasta Marke Mäkiseltä.
5.5 Näyttelyt, konsertit ja esitykset
Näyttelyistä, konserteista ja esityksistä tiedotetaan erikseen. Ilmoita ryhmäsi esitykset, näyttelyt tai muut tapahtumat koulutuspäällikölle ja viestintäkoordinaattorille.